Hinweise zur Datenverarbeitung der Notarin Nina Seidemann

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch den Verantwortlichen:

Notarin Nina Seidemann
Wörde 11
26789 Leer
Deutschland
E-Mail:
Telefon: 0491/4418
Telefax: 0491/441900

Die betriebliche Datenschutzbeauftragte der öffentlichen Stelle, Notarin Nina Seidemann, ist unter der oben genannten Anschrift, zu Händen Frau Rechtsanwältin Antje Haas, bzw. unter erreichbar.

2. Welche Daten werden verarbeitet und woher kommen die Daten?

Wenn Sie mich als Notarin beauftragen oder in anderer Weise Beteiligter meiner Notartätigkeit sind (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut), verarbeite ich personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von beauftragten Dritten erhalte, wie z.B.:

• Daten zur Person, wie z.B. Anrede, Vorname, Nachname, ggf. Daten der Verwandten, insbesondere Kinder und Eltern, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme wie z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern, eine gültige E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten (z. B. Grundstücke, Gesellschaftsbeteiligungen) sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Kontonummern bei Kreditinstituten;
• amtliche Ausweise und Informationen zu wirtschaftlich Berechtigten insbesondere in geldwäscherelevanten Vorgängen

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden diese Daten verarbeitet?

Die Erhebung dieser Daten erfolgt

• um Sie als Beteiligter einer Notartätigkeit identifizieren zu können;
• um Sie angemessen beraten und ggf. vertreten zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungstellung und Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• zur Abwicklung von evtl. Notaraufträgen mit Dritten, insbes. Gerichten und Behörden

Als Notarin bin ich Trägerin eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO).

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund meiner Beauftragung und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Auftrages und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Notarauftrag erforderlich.

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S.  1 lit. c DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Als Notarin unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung der Notartätigkeit mit Ihnen erforderlich ist, werden ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheit unterliegen.

Die weitergegebenen Daten dürfen von den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Notargeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen bzw. im Rahmen der notariellen Tätigkeit.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weiteregegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abzugebender Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für  Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre;
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre;
• Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden. Hier erfolgt regelmäßig eine 10-jährige Aufbewahrung.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c. DSGVO aufgrund von notariellen, steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabeordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht von uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und gegebenenfalls aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (Art. 17 DSGVO) und soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben; möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine Email an ;
• Ihre personenbezogenen Daten, die Sie für uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder meines Notaramtes (Landgericht Aurich) wenden. Die Beschwerde kann auch unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.